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事務と言っても種類は様々!求められる素養とは?転職に有利な資格は??


事務職の種類

一言に事務職といっても、その種類は様々です。
皆さんがイメージする「事務」は総務や庶務でしょう。ですが、それ以外にも、営業事務や貿易事務など営業要素を伴う事務もありますし、さらに経理や法務、財務、知財管理などの高度な専門性を必要とする事務もあります。
基本的なものをあげていくと、

  • 営業事務
  • 一般事務
  • 貿易事務
  • 秘書
  • 経理事務

などなど。。。

それぞれ簡単に説明をすると


◆営業事務
その名の通り、営業に付いてアシスタントとして業務を行う職種です。
営業の売上数字を表にしてまとめたり、営業に替って提案資料を作成したりします。 また、営業の留守中に掛かってきた取引先からの電話を対応し、受発注(依頼を受注したり、工場や依頼先に発注すること)を行ったり、商品発送の手配を行ったり、取引先にいつ納品されるかを管理したりします。

◆一般事務
この職種は会社によって様々ですが、営業事務のように個人やグループに付くのではなく、部門について補佐をすることがメインになります。
仕事内容は、資料作成がメインとなり、部門で必要な資料(数字報告等)を作成等を行います。

◆貿易事務
貿易関連の事務を行う仕事です。
他の事務職とは違い、貿易に関する専門性も問われます。
貿易事務は、輸入・輸出に関わる主に商社、メーカー、海運業者、船舶業者の4つの業界にある職種です。
業務内容は輸出業務と輸入業務の二つに分かれています。
一つの商品を輸出するにも、通関や輸出先への書類や事務手続き、連絡などの細々とした業務が多く発生し、輸出先の国の知識も問われます。
使用するシステムもそうですが、海外とのやり取り(電話やメール等)があるため、日常レベルの語学力は必要となり、通関に関する知識を調べる通関士の資格もあります。

◆秘書
企業の役員や社長などの直接付いて補佐を行う業務です。
主な業務は、

  • 役員のスケジュール調整、出張や宿泊手配
  • 書類作成、訪問先の情報収集
  • 会議議事録作成
などです。
また、一般事務との棲み分けがあやふやですが、部署付きのアシスタントを、経理事務や企画事務と呼ぶこともあります。


    求められる素養とは??

    事務職で共通して求められるものは、

    • 相手のことを考え、先回りして行動出来ること
    • 周囲に気配りが出来ること
    • 嫌な顔せず依頼事を引き受けてくれること

    転職に有利な資格とは??

    1,簿記
    知識があれば実務経験がなくても就職できる仕事があります。簿記の知識を身につけると、一般事務以外に、会計担当や経理事務、営業事務など、さまざまな事務職で活躍することを目指せます。

    2,秘書技能検定
    一般事務や営業事務の仕事では、顧客や関連企業など社外の人と接する機会は多いです。企業のひとりとして企業にマイナスイメージがつくことは避けなくてはなりません。社会で活かせるビジネスマナーが身に付くことはもちろん、姿勢や立ち振る舞い、言葉使いなど、事務担当者としてのスキルを証明できます!

    3,MOS
    事務の求人応募の条件で圧倒的に多いのは「エクセル・ワードのできる方」です。エクセル・ワードをどの程度できるのか、明確に示すことができる資格がMOSとなります。転職活動時、一般事務としての実務経験がない場合でも、パソコンスキルのレベルが示せれば有利にはたらきます。

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